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 NORMAS DEL ARCHIVO

1.- Los documentos deben guardarse clasificados y ordenados en su respectivo archivo, activo durante cinco años. En cada una de las Dependencias de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales "Ezequiel Zamora " (UNELLEZ).

2.- Los documentos de cada una de la oficinas que procedan de entidades o personas no pertenecientes a la UNELLEZ , o que por otras razones sólo exista un ejemplar de estos, deben enviarse al Archivo General, inmediatamente después de haber cumplido cinco años.

3.- Los documentos almacenados en los Archivos de las dependencias de la UNELLEZ , deben clasificarse de acuerdo a su importancia:

    • Material de valor permanente que nunca debe destruirse.
    • Material importante de valor temporal que deben destruirse después de un tiempo determinado o de acuerdo con las leyes.
    • Material de valor temporal que debe destruirse cuando ya no tiene uso.
    • Material de interés transitorio de poco valor que se archiva solo por conveniencia y debe destruirse cuando ya no tiene uso.
    • Material sin valor el cual no debe archivarse.


4.- Los documentos para almacenarlos en el archivo Activo de cada Dependencia, deben guardarse en cajas de archí cómodo, debidamente protegidos de las condiciones ambientales para ser enviados al Archivo General de la UNELLEZ después de haber cumplido cinco años.

5.- Las Cajas de archí cómodo deben de tener un rotulo o etiqueta, donde éste detallado los documentos que se encuentran en las cajas.

 

MISIÓN DEL ARCHIVO GENERAL UNELLEZ 

ARTICULO 1.- Planificar, coordinar, controlar y definir políticas, programas, reglamentos sobre el sistema de archivo aplicable a toda la universidad, asi como las autoridades, en la solución de problemas vinculados a la administración de documentos. 

 

DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 2.- Las unidades de los servicios del archivo general, son esenciales para el desarrollo pleno del resguardo de documentos UNELLEZ.

ARTICULO 3.- Los servicios del archivo de la UNELLEZ, serán utilizados por todos los miembros de la comunidad universitaria que se determinan a continuación: 

a.) Autoridades.

b.) Personal docente y de investigación.

c.) Personal con autorización de los jefes de programas y dependencias.

d.) Personal externo a la universidad con autorización de las Autoridades (secretario (a) o el jefe del archivo general de la UNELLEZ)

ARTICULO 4.- Funciones del archivo general son: 

a.) recopila, ordena, selecciona, clasificar, procesar, controlar y archivar por medio del fondo documental de la UNELLEZ, toda aquella documentación que refleje los intereses y trayectoria de nuestra universidad (UNELLEZ).

b.) Suministrar la información o documentos necesarios a las autoridades, profesores, investigadores y personas autoridades de la universidad. 

c.) Mantener organizados los expedientes  de egresados, y todos los expedientes que le confien al archivo general de la UNELLEZ.

d.) actualizar la documentación mas relevante de la UNELLEZ.

e.) Normalizar los procesos técnicos. adquisiciones, certificaciones para garantizar la uniformidad en los procedimientos.

f.) Establecer y desarrollar el mecanismo que permitan la rápida disminución intercambio y transferencia de la información. 

g.) Establecer las normas que se adaptan al cambio producido en el proceso técnico de la universidad. 

ARTICULO 5.-  Las unidades técnicas del sistema general del archivo general quedan en capacidad de elaborar sus normas proporcionales y de servicios, siguiendo los lineamientos del presente reglamento, una vez aprobado por el consejo Directivo. 

ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA

ARTICULO 6.- El sistema de los servicios del archivo general de la UNELLEZ, está adscrito a la secretaria de la unellez, en observación a lo establecido en el articulo 40 Nº 05 de ley de universidades. 

ARTICULO 7.- Los servicios del archivo general de la unellez, estarán integrado por un director coordinador (jefe de archivo) y un comité asesor que estará integrado por los jefes de las diferentes oficinas de las dependencias de la universidad (UNELLEZ).

COMITÉ ASESOR.

ARTICULO 8.- El comité asesor estará integrado por el director coordinador del archivo general quien lo preside, los jefes de los archivos activos de las diferentes dependencias de la UNELLEZ.

ARTICULO 9.- Son atribuciones del comité asesor:

a.) proporcionar el desarrollo de los fondos de documentos. 

b.) suministrar información de las actividades a sus dependencias. 

c.) Estimular la participación del personal docentes y de investigación en el proceso del desarrollo del archivo general. 

d.) Reunirse una vez por mes y extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan. 

DIRECCIÓN COORDINACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA UNELLEZ. 

ARTICULO 10.- La dirección coordinación del archivo general, tendrá sede propia y administra sus funciones de integrar a la universidad de las diferentes dependencias y Vicerrectorados.  

ARTICULO 11.- Son atribuciones del director Coordinador (jefe de archivo)

a.) Dirige, coordina y supervisa las actividades técnicas y administrativas de las dependencias del archivo general de la universidad nacional experimental de los llanos Occidentales "Ezequiel Zamora" UNELLEZ. 

b.) dirige la ejecución de actividades del personal a su cargo. 

c.) Asesora en la planeación de los espacios y mobiliarios de las dependencias del archivo general (UNELLEZ)

d.) establece los sistemas de clasificación y codificación del material. 

e.) Elabora y actualiza estatus y reglamentos internos a cumplirse en el archivo. 

f.) Clasifica los expedientes especiales o confidenciales. 

g.) redacta y forma documentos y correpondencias de la dependencia a su cargo. 

h.) Atiende y resuelve los problemas que se presenten en la dependencia del archivo general de la UNELLEZ. 

i.) Determina los procedimientos a seguir para la desincoorporación periódica de los documentos del archivo general de la UNELLEZ. 

j.) Supervisa los inventarios realizados en la dependencias del archivo general de la unellez, del personal que tiene a su cargo. 

k.) Supervisa los sistemas implantados con el objetivo de verificar su funcionamiento. 

l.) Evalúa y clasifica al personal a su cargo, proponiendo los correctivos y estímulo apropiados para optimizar su rendimiento.

m.) Planifica los proyectos de requerimientos de capacitación de personal, de locales, automatización de la documentación,materiales y equipos en la dependencia del archivo general de la unelelz.

n.) Diseña la base de datos para documentar los archivos.

o.) recopila y coloca a disposición indices y guías para los documentos que se encuentran en el archivo.

p.) Coordina y supervisa la búsqueda de información documental.

q.) Organiza y custodia los archivos y el inventario de materiales y obras del consejo editorial y toma las medidas necesarias a los fines de su permanente actualización y conservación.

r.) transcribe y accesa información operando un microcomputador.

s.) Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.  

t.) Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. 

ARTÍCULO 12.- El archivo general lo conforman las siguientes unidades Técnicas y de servicio.

  • Dirección coordinación.
  • Unidad de procesos técnicos
  • Salón de documentación
  • Unidad de servicios publico
  • Unidades del archivo general: histórico, intermedia, relaciones humanas, recursos humanos, egresados, docentes, administrativa, obreros, contabilidad.

ARTICULO 13.- todas las dependencias técnicas, están integradas a las coordinaciones del archivo general.

ARTICULO 14.- las dependencias en donde su estructura administrativa adquiere mayor complejidad. La dirección podría proponer elegir su condición de departamento para su mejor funcionamiento.

ARTÍCULO 16.- Son atribuciones del jefes de archivo de las Dependencias:

  • Definir con el director coordinando los objetivos y metas del archivo bajo su cargo.
  • Supervisar y evaluar la actividad desarrollada en el archivo de su dependencia.
  • Rendir información mensual al coordinador o jefe del archivo general de la Unellez.

 

OTRO PERSONAL DEL ARCHIVO GENERAL

ARTÍCULO 17.- Este personal la constituye los profesionales que elaboran en el archivo general, no mencionado específicamente en este reglamento pero que realizan actividades de acuerdo con lo establecido en los reglamentos operacionales y de servicio de la dependencia bajo su cargo.

ALCANZE DE ESTE REGLAMENTO

ARTICULO 18.- Para hacer uso de los servicios de documentos del archivo general de la unelelz, deben formalizar por escrito préstamo o permiso correspondiente para su investigación o adquisición del documento ante la jefatura o coordinación del archivo general de la Unellez.

ARTÍCULO 20.- Los documentos que se envían al chivo general debe ser el mes de enero de cada año para un mayor funcionamiento.

ARTÍCULO 21.- La desincorporación o el descarte de documentos se realizan previo análisis de la coordinación o jefatura del archivo general.

ARTÍCULO 22.- El director coordinador en este caso el jefe del archivo es responsable de la preservación del fondo de documentos.

ARTICULO 23.- el personal del archivo general es responsable del mantenimiento del orden y la disciplina y a tales efectos queda autorizado para tomar medidas.-

ARTICULO 24.- En caso de ausencias temporal justificada del jefe del archivo (Coordinador) , hara sus veces la persona que designe como secretario de la Unellez.

ARTÍCULO 25.- Se prohíbe a los usuarios el acceso a los sitios de trabajo del personal de servicio del archivo general, el uso del mobiliario y material sin previa autorización, las conversaciones prolongadas entre los empleados y toda actitud individual dentro del recinto del archivo general.

ARTÍCULO 26.-  Los empleados a cuyo cuidado estén los fondos documentales beberán prestar un trato amable y respetuoso a los usuarios.

ARTICULO 27.- comprende al personal del archivo:

  • Cuidar de que los servicios del archivo general se mantenga en condiciones de cumplir adecuadamente sus fines.
  • Velar por la conservación y mantenimiento de la institución.
  • Velar por la conservación del archivo general
  • Tener los controles de estadísticas.
  • Publicar órganos de información para la comunidad universitaria UNELLEZ.

 

ARTÍCULO 28.- El servicio del archivo general en cuanto a préstamo de documentos estará al servicio del usuario dentro del archivo general.

 

ARTICULO 29.- Solo pueden hacer uso de este servicio las personas señaladas en el artículo de este reglamento (autoridades, docentes, jefes, dependencias, vice-Rectores, etc.)

 

ARTÍCULO 30.- La devolución del material documental consultando deberá ser entregada a la fecha del préstamo que se hizo.

 

PRESTAMO DE DOCUMENTO

ARTICULO 31.- para utilizar el servicio de préstamo, el usuario deberá pertenecer a la Unellez. Y llenar la planilla de solicitud de documento.

ARTÍCULO 32.- Cada usuario al firmar la solicitud de préstamo se compromete en devolver el documento en el mismo estado que le fue entregado y en la fecha de vencimiento indicada y no prestarlo a terceros.

ARTICULO 33.- en caso de pérdida o deterioro que no responda al desgaste natural por el uso, el responsable deberá acogerse a las normas establecidas sobre el préstamo de documento.

ARTÍCULO 34.- EL préstamo de documentos se hará por un lapso de 5 días.

ARTÍCULO 35.- Podrán renovarse el préstamo del documento por dos periodos consecutivos siempre que no exista solicitud de préstamo del mismo documento por parte de otro usuario.

ARTÍCULO 36.- Son deber4es de los usuarios:

  • Cumplir con los requerimientos exigidos por el AGUNELLEZ.
  • Guardar silencio y mantener una actitud responsable en el salón de documentación
  • Tener el debido respeto y consideración para el personal que elabora en el AGUNELLEZ.
  • Responder por el buen estado y mantenimiento del documento solicitado.

ARTÍCULO 37.- Los préstamos de expedientes deberán efectuarse conforme a las normas establecidas en los procedimientos correspondientes.

ARTICULO 38.- Solo podrán solicitar expedientes en los archivos de la UNELELZ. Las autoridades universitarias, vicerrectores, consultor jurídico, jefes de dependencias.

ARTICULO 39.- El presente reglamento entra en vigencia desde la fecha de su aprobación por el consejo directivo.

ARTÍCULO 40.- el funcionamiento solicitante es el único responsable por el deterioro, extravió, sustracción o perdida del expediente.

ARTÍCULO 41.- La documentación prestada por el archivo, no podrá ser traspasada por el usuario a otro funcionamiento o persona extraña a la UNELLEZ, ni a otro departamento sin previa autorización del jefe del archivo para los efectos del control.

ARTICULO 42.- Ningún Documento podrá solicitarse para ser utilizado por un lapso mayor de tres (03) días hábiles, si ha cumplido este lapso, la persona interesada necesita seguir utilizando el documento, deberá hacer una renovación del préstamo, por ante la jefatura del archivo general de la Unellez.

MANEJO Y CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS

 ARTÍCULO 43.- El manejo de los documentos, estará a cargo de la jefatura del archivo de la UNELLEZ.

ARTICULO 44.- El acceso a los Archivos de la UNELLEZ. Será permitido dolo durante horas laborales y a los empleados previamente autorizados y en funciones de trabajo.

ARTÍCULO 45.- Ningún funcionario podrá hacer uso del archivo general de la Unellez por sus propios medios, sino a través del jefe del mismo o cualquiera otra persona autorizada para ello.

ARTÍCULO 46.- Se prohíbe a los usuarios de los expedientes, desglosar, intercalar o hacer anotaciones y enmiendas que cambien el sentido original del texto del documento que ha solicitado para su investigación.

DESEINCORPORACION DE LOS DOCUMENTOS

ARTÍCULO 47.-  La desincorporación de los documentos deberá efectuarse de acuerdo a los siguientes periódicos de retención.

Serán objetos de eliminación inmediata:

  • Copias que tratan de un mismo asunto
  • Tarjetas varias
  • Solicitudes de información que no implique acciones de tipo administrativo.
  • Relaciones de llamadas.
  • Correspondencia relativa a convocatorias de sesiones, juntas, invitaciones, reuniones, etc.
  • Listas varias
  • Boletines, comunicaciones, notas de entidades públicas y privadas recibidas o enviadas como simple notificaciones sin carácter oficial.
  • Tablas de viáticos
  • Correspondencias sobre publicaciones de prensa
  • Cuadros estadísticas cartográficos
  • Informaciones o notificaciones sobre normas de servicios con carácter obligatorio.
  • Correspondencias relativas a modificaciones, de círculos y direcciones, siempre que se haya tomado nota de los mismos.
  • Cualquier otra, que a juicio del supervisor respectivo, carezca de valor para su conservación.

 

NOTA: No deben archivarse en el futuro documentos similares a los indicados anteriormente.

 

Se conservaran por un periodo no mayor de seis meses. Destruyéndose posteriormente:

  • Solicitudes de audiencias
  • Relaciones de correspondencias
  • Notas de felicitaciones, telegramas de felicitaciones y tarjetas varias.
  • Requisiciones o proveeduría y notas de entrega, de imprenta y reproducción.
  • Comunicaciones varias, dirigidas o recibidas y que carezcan de valor administrativo o no impliquen una gestión de tramite en las funciones ordinarias de las dependencias.
  • Los memorándum enviados entre dependencia como simples notificaciones de carácter transitorio.
  • Fotografías.
  • Permanecerán los documentos en los archivos de las dependencias por un periodo de cinco años, para luego ser enviados al archivo central o general.
  • Documentos que impliquen gastos de oficina, manteniéndose en el archivo central durante dos años (02) adicionales.
  • Documentos relativos a alquileres de servicios u otros, conservándose en el archivo central por periodo de siete años (7), contados a partir de la fecha de expiración de los contratos.
  • Recaudos de trabajo que modifiquen inmuebles o se refieran a reparaciones de los mismos, se mantendrá en el archivo central por siete años.
  • Informes de auditoria. Analisis de cuenta, listados del mayor general, se conservaran en el archivo central durante doce años.
  • Informes jurídicos, permanecerán en el archivo general durante doce años.
  • Contratos de trabajos, metas programadas, control de avance, se conservaran en el archivo central durante nueve años, contados a partir de la fecha de expiración de los mismos.
  • Requisiciones, suministros de materiales y proveeduría permanecerán en el archivo general por un periodo de tres años. Contados a partir de la fecha en que concluyo la operación.
  • Los expedientes de los funcionarios activos, permanceran en el archivo de la oficina del personal y serán enviados al archivo central o genera. Cuando el funcionario finalice su gestión en la UNELLEZ.
  • Estos expedientes se conservaran en el archivo central por periodo de sesenta años, contados a partir de la fecha.
  • Se conservaran indefinidamente para constituir el archivo permanente o histórico, los siguientes documentos: -los que impliquen juicios, planos, graficos, planos aerogrametricos, los que lleven trayectoria de la UNELLEZ.

Los que indiquen las característica y datos principales de los documentos por estos contenidos.

  • para la utilización de los documentos archivados, los usuarios deben presentar una solicitud de documentos para poder retirarlos del archivo general.
  • Los documentos pueden ser prestados a los usuarios, por un tiempo de cinco días, al final si no ha sido devueltos debe enviársele al usuario una planilla de reclamo de documento.
  • Los documentos emitidos o recibidos por cada unidad organizativa, deben ser archivados (archivo activo), en orden alfanumérico.
  • Esta codificación debe incluirse en un índice, por paginas separadas por cada letra de alfabeto.

FUNCION BASICA DE LA UNIDAD DE ARCHIVO ACTIVO

 

  • Recepción de documentos, correspondencias, etc.
  • Clasificación de los documentos de acuerdo al asunto.
  • Clasificación y registro de correspondencia recibida.
  • Codificación de los documentos.
  • Distribucion de la correspondencia.
  • Identificación y control de los documentos recibidos.
  • Archivar cada documentos en su lugar.
  • Movilizar el material de archivo.
  • Mantenimiento y conservación de los documentos archivados en buen estado.
  • Suministrar información y atender consultas que requieran las demás unidades organizativas.

 

2.- solo podrán solicitar expedinetes al archivo central de las autoridades, vicerrectores y jefes de departamentos, y aquellas personas debidamente autorizadas por los funcionarios anteriormente mencionados.

3.- todo préstamo de documento deberá efectuarse mediante la forma de solicitud de expedientes, con el objeto de llevar el debido registro y control de préstamo.

4.- se prohíbe a los usuarios de la documentación hacer anotaciones, desglosar, extraer o intercalar.

5- la documentación prestada por el archivo central no deberá ser traspasada por el usuario a otro funcionario o persona extraña al organizamo sin antes notificarle al jefe del archivo, quien autoriza, o no en el traspaso.

En caso de ser autorizado el traspaso, el nuevo usuario deberá firmar el formulario de solicitud de expedientes como constancia del traspaso.

 

NOTA: en caso del que el expediente se vaya a traspasar a una persona extraña al organismo, debe ser previamente autorizada por las autoridades de la institución. (UNELLEZ).

 

6.- El funcionario solicitante es el único responsable por el deterioro, extravió o pérdida del expediente.

En caso de que el solicitante sea una persona extraña de la Unellez, el responsable deterioro, perdida o extravio del expediente será el funcionario que autorizo la solicitud de préstamo.

 

7.- la documentación se archiva por un lapso de tiempo sujeto al sistema de transferencia adoptado (periodos, máximo y minimo).

8.- cada unidad organizativa de la UNELLEZ revisara periódicamente sus expedientes para facilitar la transformación al archvo central y posterior eliminación

9.- el plazo de préstamo será de cinco días hábiles, cuando sea necesario utilizar por un tiempo mayor al norma, se pedirá al archivo general un prorroga en el momento de hacer la solicitud. Si la prorroga se pide posteriormente a la solicitud, se emitirá una nueva solicitud de préstamo firmada por el funcionario autorizado la cual será anexada a la primera y asi se reactivara el préstamo por la nueva fecha de vencimiento.

10.- la eliminación de expedientes será efectuada por el archivo general según lo establecido por las leyes correspondientes y reglamentos en materia de archivos.

11.- en caso de que se comprobase la violación o extravio de algún documento por parte de algún funcionario o persona ajena a la UNELLEZ, asi como también complicidad o alevosía en el hecho punible, se remitirá el caso a la consultoria jurídica fin de que se tomen las medidas pertinentes. (ley de archivos nacionales y código penal).

 

BASE LEGAL

 

1.- ley de universidades

2.- decreto de creación de la universidad nacional experimental de los llanos occidentales Ezequiel Zamora (Decreto No 1.178 gaceta oficial N°30.814 Del 7 de octubre de 1975.)

3.- código de comercio.

4.- código penal.

5.- constitución nacional

6.- ley de correos.